Escreva um processo antes de contratar mais gente

Emerson Zeni, CVO
3 min de leitura

Quando o dono está afogado, a primeira ideia é contratar.

Mais uma pessoa no atendimento. Mais um vendedor. Um gerente para "tirar isso das minhas costas".

A pessoa chega. Na primeira semana, pergunta tudo. Na segunda, faz do jeito dela. No primeiro mês, erra numa coisa que você achava óbvia. E você volta a fazer, porque é mais rápido.

Três meses depois, você está tão sobrecarregado quanto antes. Só que agora com uma folha de pagamento maior.

O problema não era falta de gente. Era falta de padrão.

Contratar sem padrão é terceirizar a confusão

Quando o jeito certo de fazer só existe na sua cabeça, cada pessoa nova inventa o próprio jeito.

Não por má vontade. Por falta de referência.

Ela não sabe o que é "bem feito". Não sabe qual é o erro mais comum. Não sabe o que pode decidir sozinha e o que precisa passar por você. Então pergunta. Ou adivinha.

E cada pergunta e cada palpite errado voltam para a sua mesa.

Você não contratou alguém para dividir o trabalho. Contratou alguém para dividir a sua atenção.

Escreva primeiro. Contrate depois.

Antes de abrir a vaga, escolha um processo. Só um. O que mais trava a empresa quando você não está.

Pode ser o primeiro atendimento. A matrícula. O orçamento. O fechamento do caixa.

E escreva cinco coisas:

1. O objetivo: para que esse processo existe.
2. O passo a passo: o que acontece, e em que ordem.
3. Quem faz: cada passo tem um responsável.
4. O que é "feito certo": como saber que deu certo sem você conferir.
5. O erro mais comum: onde as pessoas costumam escorregar.

Isso cabe numa folha. E essa folha vale mais do que a próxima contratação.

Padrão escrito ainda não é padrão vivido

Escrever é o começo. O padrão só existe de verdade quando vira comportamento.

Na minha segunda empresa, o ciclo era sempre o mesmo: mostrar, explicar o porquê, acompanhar as três primeiras vezes e corrigir. Quando alguém saía do padrão, a pergunta não era "quem errou?". Era "onde o treinamento falhou?".

Treinar não é entregar o manual e desejar boa sorte. É acompanhar até a pessoa fazer sem você.

Sem acompanhar, o padrão some

Todo padrão se desgasta. Não porque as pessoas são ruins, mas porque a rotina empurra para o atalho.

Por isso, cada processo precisa de três números que mostram se ele está acontecendo: um de volume, um de qualidade e um de dinheiro. E de um ritual curto, toda semana, para olhar esses números.

Quinze minutos por semana olhando os números certos valem mais do que um dia inteiro apagando incêndio.

Foi assim que essa empresa chegou a 1.000 alunos em 8 meses: padrão definido antes de abrir, treinamento sempre que alguém saía dele e números acompanhados todos os dias.

Isso tem nome

Eu chamo isso de PTV: Padrão, Treinamento e Vigilância. Padrão é o jeito certo de fazer, escrito e disponível. Treinamento é esse padrão virando comportamento. Vigilância é olhar todo dia os números que mostram se o padrão está acontecendo. Sem os três, o dono continua sendo o processo.

Contratar sem PTV é colocar mais gente dentro da mesma confusão.

Contratar com PTV é dar a cada pessoa um caminho claro para fazer sem você.

Vamos fazer isso juntos, ao vivo

No sábado, 7 de novembro, das 9h às 12h, vou fazer esse trabalho ao vivo e online com um grupo de donos de negócio.

Em 3 horas, você sai com:

• 1 processo da sua empresa escrito no padrão;
• o plano para treinar quem vai executar;
• 3 indicadores para acompanhar sem estar presente.

É o Workshop PTV: A Empresa que Funciona Sem Você. O investimento é de R$ 297, e quem se inscreve recebe o ebook com o mesmo nome.

Para participar, garanta a sua vaga no workshop.

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